Ecco come pianificare i tuoi progetti per non perderti più e riuscire a portarli finalmente a termine in modo efficace.

Ti è mai capitato di iniziare un progetto piena di entusiasmo ma poi arenarti dopo neanche una settimana?
Ma come, era una cosa a cui tenevi tanto eppure ti è venuta a noia? Ad un certo punto il tuo progetto sembra essere diventato pesante, difficile, più complesso di quanto ti sembrasse all’inizio finché hai l’impressione di non vedere più la fine. E, se inizi a perderti, sì che i progetti diventeranno interminabili.
Beh, non ci crederai ma questo capita più spesso di quanto immagini.

Non parlo solo di progetti lavorativi dove spesso metodi e scadenze vengono definiti da altri e noi ci occupiamo solo di eseguire. Per progetti intendo anche quelli personali, quelli che apparentemente sembrano più semplici e che invece portano via più tempo di quanto immaginassi.

Il cambio di stagione negli armadi, organizzare una vacanza, fare le pulizie di primavera, rimettere in ordine il ripostiglio… forse fino ad ora non ci avevi pensato ma questi sono tutti progetti a cui probabilmente ti sarà capitato di lavorare.

Ma perché ci perdiamo, cos’è che non funziona?

Uno dei motivi più probabili è una mancanza di pianificazione o una pianificazione un po’ sommaria. Ecco perché vorrei aiutarti a pianificare i tuoi progetti in modo efficace.

PIANIFICAZIONE

Per pianificazione si intende “pensare prima di agire“, ma quante di noi lo fanno davvero? Capita spesso di agire prese dalla fretta perché, se dovessimo pure fermarci a pensare, quando finiremmo le cose da fare, non è vero?

Ed invece agire senza aver prima pensato ti farà fare le cose senza un criterio, a caso, non tendendo conto del tempo a disposizione e delle tue reali priorità, ci avevi mai pensato? Pianificare in realtà significa investire il tuo tempo perché tutto il tempo “perso” prima, lo guadagni dopo portando a termine i progetti in modo più efficace.

Pianificare i progetti ti permette di svolgere le attività nel miglior modo possibile. Solo così puoi essere certa di risparmiare tempo e, perché no, finire anche prima del previsto.

Ma come pianificare i progetti in modo efficace? Scopriamolo insieme!

1. Definisci il tuo perché

Prima di iniziare un progetto chiediti sempre: perché vuoi iniziare questo progetto? Lo so, può sembrare stupido ma il motivo per cui ti faccio questa domanda è perché spesso vogliamo fare mille cose, ci passano per la testa tantissime idee e progetti.

Seguire ogni singolo progetto ti porterà ad essere inconcludente su più fronti. Con questo non voglio dire che tu non possa portare a termine più progetti ma per essere davvero efficace ti consiglio di non cadere nella trappola del marco Multitasking e di concentrarti su un progetto alla volta.

Quindi: perché vuoi iniziare questo progetto? La tua risposta determinerà quanto questo progetto sia importante per te e di conseguenza ti permetterà di stabilire delle priorità. Per caso ci sono altri progetti più importanti ancora in corso? Ok, in questo caso concentrati sul portare a termine quelli in corso e in un secondo momento rivaluta l’idea di cominciarne di nuovi. L’importante è che tu prenda sempre nota delle tue idee e dei tuoi progetti e che periodicamente li analizzi per capire cosa c’è da concludere e cosa invece è tempo di iniziare.

2. Distingui i progetti dalle attività

Sai realmente distinguere i progetti dalle attività? Spesso finiamo per confondere le 2 cose e questo ci porta a dare lo stesso peso ad attività e progetti. Ecco uno dei motivi per cui sprechiamo tempo.
I progetti sono più complessi rispetto alle attività ed è proprio per questo motivo che necessitano di una fase di pianificazione mirata.

Un progetto si può definire tale se prevede almeno 2 attività da svolgere.

Scrivi quindi una lista di tutte le attività che vorresti svolgere che ti vengono in mente. Ogni volta che ti imbatti in un’attività che può essere ancora scomposta, vuol dire che si tratta di un progetto. Dopo aver fatto distinzione tra attività e progetti, esamina tutti i progetti che hai individuato e passa alla fase successiva. Le attività, invece andranno inserite in una To Do List, ma te lo spiego meglio QUI.

3. Scomponi i progetti in attività più piccole

All’interno dei singoli progetti indica tutte le singole attività che ti permetteranno di completare il progetto. Individua il tuo punto di partenza, il tuo punto di arrivo e cerca di stabilire quali sono tutte le attività intermedie. David Allen, ideatore del metodo GTD, a questo punto ti chiederebbe: Qual è la prossima azione? Prosegui quindi nel cercare di individuare, per ogni attività, tutte le azioni successive fino al traguardo.

Stabilire tutte le singole azioni che ti permetteranno di portare a termine un progetto ti permetterà di rendere più leggero il tuo lavoro.

4. Pianifica come distribuire le singole attività

Se ad esempio hai stabilito che per mandare avanti un progetto hai bisogno di inviare una mail, ti sarà più facile individuare in quale momento della giornata o della settimana programmarlo.

Se invece vuoi riordinare l’armadio e una delle attività che hai individuato è “riordinare le camicie”, potrai ed esempio inserire l’attività quando sai di avere un’ora libera durante la giornata.

Così facendo i tuoi progetti saranno più facili da smaltire. Se devi fare il cambio di stagione ora sai che non è necessario farlo tutto in una volta ma potrai decidere ogni giorno, in base al tempo che hai, come suddividere il lavoro.

Se dovessi decidere di riordinare l’intera cucina, potresti persino pensare di riordinare ogni giorno un cassetto diverso. Forse così il lavoro ti sembrerà più lungo ma ti posso assicurare che procederei più spedita e riuscirai finalmente a vederne la fine.

Ripeti la stessa operazione per tutti i progetti che hai individuato. Non è necessario farlo subito, ma è importante che tu lo faccia ogni volta che vorrai iniziare un nuovo progetto. Per il momento è importante che tu abbia almeno segnato tutti i progetti e le attività e distinto con precisione gli uni dagli altri.

5. Prevedi delle revisioni periodiche

Se un progetto è lungo e/o complesso e non si conclude nell’arco di una settimana, rivedilo settimanalmente per capire a che punto sei: se c’è ancora qualcosa da fare, se è necessario aggiungere attività intermedie o scomporre ancora il progetto per alleggerirlo ulteriormente. È anche il momento per spuntare tutto ciò che hai fatto fino ad ora (nel caso non l’avessi fatto al momento opportuno) e definire meglio alcune attività inserendo magari gli appunti presi altrove.

ESECUZIONE

Questa è la fase in cui bisogna fare, agire. Se abbiano svolto bene la fase di pianificazione in questa fase dovresti avere pochi problemi. Certo, potrebbero esserci imprevisti e deviazioni ma una pianificazione fatta bene ci premette di controllare il controllabile. Così possiamo avere un po’ di vantaggio ed essere preparate ad ogni evenienza. Sei ancora convinta si tratti di una perdita di tempo?

Un altro vantaggio della pianificazione è che ti permette di ridurre notevolmente la tentazione di procrastinare. In fase di esecuzione devi solo agire. La fase in cui dovevi pensare l’hai già superata, quindi hai meno modo di cincischiare. Tieni sotto mano la linea guida che hai stabilito e seguirla nel modo più fedele possibile. La soddisfazione nel veder procedere finalmente i tuoi progetti ti farà passare la voglia di rimandare.

Se vuoi avere qualche altro spunto su come smettere di rimandare puoi leggere QUI.

TIRARE LE SOMME

Hai concluso un progetto? Bene, ma in realtà non è ancora finita. Ti resta ancora una cosa da fare: Tirare le somme! Tranquilla, non ci vorrà molto.

Ogni volta che termini un progetto ripercorri le sue fasi e per ogni step appunta:

• Cosa ha funzionato?
  Ti permetterà di stabilire i tuoi punti di forza e di sicurezza.

• Cosa è andato male?
  Ti permetterà di non ripetere gli stessi errori.

• Cosa si può migliorare?
  Ti permetterà di gestire i prossimi progetti in modo efficace.

Valuta anche quanto sei stata fedele al tuo obiettivo. Rispetto alle tue aspettative com’è andata? Ad esempio, sei riuscita a stare nelle scadenze che ti eri prefissata?

Utilizza le esperienze acquisite per i tuoi nuovi progetti. Se qualcosa è andato storto, saprai dove migliorare, se è andato tutto bene ti basterà replicare l’esperienza. Insomma, non ci sono più elementi per fallire ora che sai come pianificare i progetti in modo efficace. È questa la strada per il tuo successo!

Se il mio consiglio ti sembra utile, puoi condividerlo cliccando qui sotto!

Seguimi su Facebook e Instagram per restare sempre aggiornata sui miei nuovi contenuti.