E’ importante individuare gli errori più comuni nell’organizzazione per non sbagliare più. Ecco gli 8 errori più frequenti che ho riscontrato.

Com’è che si dice, “Errare è umano, perseverare è diabolico“. Forse non lo sai, ma spesso la disorganizzazione è frutto di errori che si perpetuano nel tempo. Il fatto di non aver trovato una soluzione semplice ad un problema ci fa pensare che probabilmente una soluzione non c’è. Così continuiamo a ripetere gli stessi errori all’infinito. E se invece neanche ci rendessimo conto di sbagliare? A quel punto rimediare diventa impossibile.

Con questo articolo vorrei farti prendere consapevolezza degli errori dai quali siamo passate più o meno tutte per averli ben chiari e trovare finalmente una soluzione.

Facciamo subito un po’ di chiarezza.

1. Comprare contenitori per essere più organizzati

Questo è stato uno dei primi errori in cui sono cascata subito. Con l’idea di fare ordine e di diventare super organizzate ci fiondiamo ad acquistare planner, scatole, organizzatori vari. E’ davvero facile tentarmi visto che adoro le scatole: di legno, di latta, di cartone, ma anche i contenitori di plexiglass trasparenti, faccio davvero fatica a resistere.

Ma non farti ingannare! Tutti questi irresistibili oggetti ti danno solo l’illusione di essere super organizzata. La verità è che alla fine ti ritrovi con una casa piena di contenitori inutili che non fanno altro che creare ancora più ingombro e quindi… ancora più confusione!

Ricorda che lo strumento che usi è solo un mezzo, di base ci deve essere sempre un metodo.

Ciò che voglio dirti è che le scatole e gli organizzatori devono essere lo step finale del tuo sistema organizzativo e non quello iniziale. Se non hai un sistema organizzativo funzionale, tutti questi contenitori serviranno a ben poco, anzi dovrai trovare una collocazione anche per loro.

Prima di avventurarti in acquisti avventati fai prima delle valutazioni:

• Degli oggetti che vuoi mettere in ordine c’è qualcosa da eliminare? Spesso riducendo il numero degli oggetti diventa più facile organizzarli e, in alcuni casi, ti renderai conto che ti basta lo spazio che hai per organizzare i pochi oggetti che hai deciso di tenere.
• Hai provato a far stare gli oggetti che vuoi mettere in ordine in delle scatole che hai già in casa? Sono sicura che ti saranno rimasti dei contenitori che non utilizzi: scatole di scarpe, pacchi degli acquisti online, contenitori di plastica di frutta e verdura, barattoli di vetro e le mie amatissime confezioni di cartoncino delle merendine. Queste ultime le uso in tantissimi modi perché sono di grandezza e forma davvero versatili.

Come riciclo le confezioni di cartoncino che ho in casa

Le usiamo per:

• Conservare il necessario per lo smart working (caricatore del telefono, auricolari, dispositivi per le connessione in Wi-Fi, lettore biometrico, ecc…).
• Tenere tutti insieme i blocchetti di post-it di colori diversi o i foglietti da riciclo che usiamo per scrivere la lista della spesa o gli appunti presi al volo.
• Conservare gli accessori per capelli come ad esempio forcine ed elastici.
• I prodotti make-up di uso quotidiano, o anche per suddividere i vari prodotti nei cassetti.

Se hai la tendenza a buttare tutti questi contenitori, la prossima volta prova a tenerne da parte giusto qualcuno, vedrai che troverai velocemente il modo di impiegarli.

Io mi ci trovo benissimo perché sono semplici e pratici. L’unica pecca è che essendo fatti di un cartoncino molto leggero si rovinano facilmente ma… nessun problema! Si rimpiazzano facilmente al prossimo acquisto di merendine.

Forse non saranno il massimo dell’estetica ma ti serviranno inizialmente per farti un’idea di come organizzare gli oggetti, di quanto spazio hai bisogno, se la dimensione e la forma del contenitore è giusta o di quanti contenitori ti servono. Quando avrai le idee più chiare, via libera a contenitori più carini che, a questo punto, avranno la loro giusta collocazione e dimensione senza spreco di soldi e di spazio.

Oppure potresti decidere di tenerli e decorarli per renderli un po’ più graziosi. Su internet si trovano tantissimi tutorial su come riciclare e abbellire le scatole che decidiamo di non buttare.

2. Organizzare per organizzare

Cosa vuol dire? È quella tendenza a voler essere organizzati con il fine ultimo di dare l’idea di essere organizzati e non con l’obiettivo di migliorare la propria vita.

Capita di pensare a quanto sarebbe bello avere una libreria con i libri suddivisi per autore o per casa editrice, oppure un armadio con le camicie suddivise in “50 sfumature di grigio”. La domanda è: perché?

È evidente che avere le camicie suddivise per colore sia esteticamente più gradevole ma hai idea di quanto tempo serva per ottenere questo risultato? Hai fatto una stima dei tempi? Ma se poi dopo un mese le camicie tornano allo stato brado?

Prima di avventurarti in soluzioni organizzative maniacali chiediti sempre se sarai poi in grado di mantenere quello status e se ne vale davvero la pena. Se la risposta è no, vuol dire che stai perdendo solo tempo. In questo caso ti consiglio di leggere l’articolo che trovi QUI.

3. Utilizzare supporti diversi

Foglietti volanti, Post-it, taccuini, quaderni, agende, planner, calendari, note del telefono e chi più ne ha più ne metta. Ogni volta che dobbiamo appuntare qualcosa per paura di dimenticarla usiamo un supporto diverso a seconda della situazione o di ciò che abbiamo a portata di mano in quel momento, quante volte ti è capitato?

Questo modo di appuntare le informazioni che ti servono è sicuramente immediato ma poco efficace per il futuro. Se hai bisogno di recuperare un appunto dove lo cerchi? Sull’agenda, sul calendario, o rovisti tra i foglietti abbandonati in borsa? Per essere davvero organizzata hai bisogno di un sistema organizzativo efficiente ma soprattutto affidabile. Quando scrivi un appunto devi sempre sapere poi dove ritrovarlo.

Non diventare matta per ritrovare le informazioni che hai segnato! Ti basta un solo supporto (2 o 3 al massimo) per avere tutto ciò che ti serve dove vuoi, ogni volta che vuoi. Immagina quanto tempo risparmiato!

Se non sei amante del digitale anche un piccolo taccuino è perfetto per essere tirato fuori all’occorrenza e portato ovunque. Non dimenticare però la penna!

4. Riempire tutta la giornata di attività

Hai tante cose da fare quindi cosa fai? Le segni tutte per oggi. Bene, così sarai super organizzata perché avrai segnato tutto, ma proprio tutto, senza rischiare di dimenticare qualcosa… Sbagliato! Avere sotto agli occhi una lista infinita di cose da fare scoraggerebbe anche la persona più produttiva del mondo.

È importante sapere esattamente quali e quante sono le attività da portare a termine. Avere quindi una To Do List generale dove segnare tutto è fondamentale. Ma quella To Do List non può diventare la tua lista giornaliera delle cose da fare, anzi, si parte dalla To Do List generale per estrapolare le attività del giorno. Potresti poi usarla anche per estrapolare le attività da pianificare per la settimana, questo sta a te. Scegli la soluzione che ti è più comoda ma basta con il riempire la giornata di attività, hai solo 24 ore!

Se vuoi diventare super organizzata non partire mai dalle cose che vuoi fare ma dal tempo che hai a disposizione per farle.

5. Non prevedere delle pause

Per lo stesso motivo non si può organizzare una giornata senza aver pianificato dei momenti in cui staccare.

È sempre un bene svegliarsi la mattina di buon umore, ottimisti e con tanta voglia di fare ma ciò non significa che dobbiamo trasformarci in Wonder Woman. Per essere davvero sicure di portare a termine i nostri impegni è necessario che le giornate siano equilibrate, intervallate da momenti di riposo e di relax che ci permettono di riprendere fiato e recuperare un po’ di energie.

Sono anche quei momenti che servono per fermarsi un attimo e fare il punto della situazione. Ecco, è proprio allora che ripenso alle cose più importanti che sono già riuscita a completare e sorrido soddisfatta. Capita anche a te?

6. Usare tante app

Le nuove app sembrano ormai in grado di trovare la soluzione a qualunque nostro problema e, sono sicura, che l’app che prepara il caffè prima o poi verrà inventata.

Ed è così che ci ritroviamo a scaricare un sacco di app nella speranza che siano loro ad organizzare il lavoro per noi. Ammetto un giorno di aver sperato che l’app per rimettersi in forma facesse gli esercizi al posto mio!

Ma come abbiamo già visto prima, lo step iniziale dev’essere l’organizzazione, lo strumento da usare è sempre secondario. Ecco perché scaricare app come Google Keep, Evernote, Notion, Todoist non ci farà diventare più organizzate ma ci farà perdere solo tempo.

Ogni volta che scarichi un’app ti tocca capire come funziona, testarla, valutare se fa al caso tuo per poi abbandonarla dopo un mese perché non ti senti più produttiva di prima. Molto spesso il problema non è l’app ma la mancanza di un sistema organizzativo efficiente alla base. Ed è qui che intervengo io!

Scherzi a parte: se proprio vuoi usare un’app che ti aiuti ad essere più organizzata scaricarne una semplice, intuitiva che ti aiuti a fare davvero ciò di cui hai bisogno. Se risponde alle tue esigenze non andare a caccia di quella più figa di ultima generazione: non ne hai bisogno, fidati!

7. Non fissare delle scadenze

Hai tanti progetti per la testa? Benvenuta nel club! Non immagini quante idee mi passano per la testa ogni giorno, da cose banali come realizzare i cuori danesi con mia figlia per Natale all’abbellire la mia veranda.

Così ci documentiamo, prendiamo appunti su come vorremo che fosse il risultato finale, scarichiamo foto che possano esserci d’ispirazione. Il punto è che passiamo un sacco di tempo a pianificare e pianificare per giorni, settimane, senza fine. Risultato? Le nostre idee rimangono nella nostra testa anziché realizzarsi, continuano a girare lì come un criceto sulla ruota. Non sarebbe bello se invece i nostri progetti vedessero finalmente la luce?

Una buona pianificazione deve aver un buon punto di partenza ma deve avere anche anche un punto d’arrivo. Senza una data di scadenza i nostri progetti rimarranno solo delle idee. Se ad esempio sogni di andare in Giappone, l’obiettivo finale deve poi essere andarci, altrimenti rimarrebbe solo un sogno nel cassetto e sarebbe un vero peccato non realizzarlo, non credi?

Un’idea senza pianificazione rimane solo un sogno.
Alice Bush

8. Seguire i metodi alla lettera

Sarà che mi sento un po’ ribelle e anticonformista ma, quando mi viene spiegato un metodo non lo seguo mai alla lettera, ci devo mettere sempre del mio e questo consiglio voglio darlo anche a te. Il motivo è molto semplice: sono sicura che una cosa che funziona bene per gli altri non è detto che funzioni bene anche per te.

Mettiamo che tu debba arredare casa: tutti ti diranno che i colori chiari danno luce. Se tu invece sei amante dei colori scuri o dei colori sgargianti, una casa tutta bianca potrebbe risultare noiosa o asettica, non credi? Ecco che un giusto consiglio nel tuo caso non funzionerebbe bene perché in una casa dai colori chiari non ci staresti bene semplicemente perché… quello non è il tuo stile, non sei tu.

Lo stesso vale per le abitudini e le routine che devono essere cucite addosso a te, in base alle tue esigenze. Non farti ingannare dalle promesse che ti propone la “Morning routine” solo perché va di moda e non imitare le altre solo perché le loro abitudini come fare attività fisica, o meditare le fanno sembrare in forma ed interessanti. Tu sei tu. Puoi sperimentare tutti i metodi e i consigli che vuoi, ma poi devi trovare il tuo modo, quello che si adatta perfettamente a te e a ciò di cui hai bisogno.

Bene, dopo questa carrellata con gli 8 errori più comuni nell’organizzazione vorrei chiederti: ti riconosci in alcuni di questi errori o secondo te ce ne sono altri che mi sono sfuggiti? Scrivimi nei commenti, mi farebbe piacere se mi raccontassi se hai affrontato o superato i tuoi errori.

Se il mio consiglio ti sembra utile, puoi condividerlo cliccando qui sotto!

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